社内の小さなチーム

毎月の定型業務を、抜けなく回す。

毎月おなじことを、毎月おなじだけやる。難しくはないけれど、抜けると誰かに迷惑がかかる種類の仕事です。覚えておく力ではなく、立ち上がってくる仕組みで回したい。ONLIVE Backstage は、その仕組みの側を用意します。

Before

手順が、人の記憶の中にある。

専用ツールを入れるほど大掛かりでもなく、かといってスプレッドシートでは抜けに気づけない。その中間が抜けている状態です。

月次の締め、請求、点検。やることは決まっているのに、リストは毎回その人が思い出して作っている。

手順書がないか、あっても最新かどうか分からない。担当が変わるたびに精度が落ちる。

スプレッドシートだと、やっていないことが空欄として静かに存在するだけで、誰も気づかない。

How

業務のかたまりごとに Project
月次締め、採用、社内 IT のように、業務の単位で Project を作ります。カラム（ステータス）は業務の流れに合わせて名前を変えられます。
繰り返しタスクで定型業務を自動生成
毎営業日・毎週の曜日指定・隔週・毎月 15 日・毎月第 2 月曜・毎年・N 日ごと、といった指定ができます。完了すると次の回が自動で立ちます。
サブタスクでチェックリストにする
1 つの業務の中の細かい確認項目はサブタスクにします。リストビューではタイトルの横に進捗が出るので、途中まで進んでいることが分かります。
リストビューで抜け漏れを確認する
ステータスごとのセクションに分かれ、優先度・期日・担当者が同じ行に並びます。上から順に読んで確認する用途にはボードよりも向いています。
手順書はドキュメントに置いて複製する
手順をドキュメントに書いておき、必要なときに複製して使います。画像も一緒に複製されるので、元を消しても複製側が壊れません。
ロールで触れる範囲を分ける
Workspace のメンバーは owner / admin / member で分けられます。Project 単位の参加者管理もあるので、関係する人だけを入れられます。